ERP’lerin Bitmeyen Mutabakat Sorunları: Dijital Dönüşümün Görünmeyen Çıkmazı
in this article, I explained how ERP systems have long been marketed as the cure for reconciliation problems, yet in reality, they fail to solve them. While ERPs record and organize data, they cannot reconcile the differences that arise with banks, customers, logistics providers, and suppliers. Reconciliation is not in the DNA of an ERP; that’s why month-ends are still filled with Excel marathons and late-night crises. The real solution lies in adding an independent “Reconciliation Engine” on top of the ERP, turning multiple truths into one single reality.
You can explore the English versions of my published articles on my Medium profile at https://lnkd.in/eETwD-Mn Feel free to dive into my insights and discussions on technology, innovation, and digital transformation.
İçindekiler
- Giriş – ERP Masalları ile Gerçek Hayat
- ERP’de Kronikleşmiş Mutabakat Türleri
ERP’lerin Tasarım Sınırlılıkları
Sahadan Gerçek Vaka Örnekleri
Neden Bitmeyen Bir Sorun?
Mutabakat Motoru: ERP’nin Eksik Halkası
Yanlış Anlayışlar ve Gerçekler
Sonuç – Daha Akıllı Kavga Etmek
1. Giriş – ERP Masalları ile Gerçek Hayat
ERP sunumlarını izlemiş olanlar bilir. Büyük ekran, kaydırılan grafikler, “tek sistemde her şey çözülecek” vurgusu ve en önemlisi de şu cümle:
“ERP sayesinde mutabakat sorunlarınız tarihe karışacak.”
Bu cümleyi duyduğun anda salondaki finansçının yüzü aydınlanır, muhasebeci içinden “nihayet kurtuluyoruz” der, genel müdür de aklından şu satırı geçirir: “Artık yönetim raporlarında hiçbir tutarsızlık olmayacak.”
Ama hayat öyle akmaz. Çünkü ERP mutabakat sorunlarını çözmez. Çözemez. ERP’nin felsefesi farklıdır: “Ben kayıtları tutarım, gerisi beni ilgilendirmez.”
Mutabakat Nedir?
Şimdi önce şu “mutabakat” kelimesini netleştirelim. Çünkü havalı bir kelime ama aslında çok basit.
Senin ERP’de “100 lira alacağım var” yazıyor.
Karşı tarafın sisteminde “97 lira borcum var” görünüyor.
Banka ekstresinde ise “98 lira geçti” yazıyor.
Bu üç farklı rakamı yan yana koyup “hangisi doğru?” diye tartışıp bir orta yol bulmaya çalışmak: işte mutabakat bu.
Daha günlük bir örnek: Arkadaşınla lokantaya gittin. Sen “ben 200 verdim” diyorsun, arkadaşın “hayır, 150 verdin” diye karşı çıkıyor, garson da slipi uzatıyor: “180 görünüyor.” İşte ERP’nin içindeki mutabakat meselesi tam da bu tabloya benzer.
ERP garson gibidir. Fişi getirir ama kimin haklı olduğunu söylemez. Çünkü ERP’nin görevi kaydı tutmaktır, eşleştirmek değil.
ERP Masalı ile Gerçek Hayat
ERP pazarlamacılarının anlattığı masal şudur:
“Her şey tek sistemde olacak.”
“Tüm veriler aynı dili konuşacak.”
“Mutabakat sorunları bitecek.”
Gerçek hayatta olan ise şudur:
ERP tek sistemdir ama bankanın dili bambaşkadır.
ERP’deki kayıtlar uyumludur ama müşterinin Excel’i farklı konuşur.
ERP mutabakatı bitirmez, sadece daha organize kavga etmenizi sağlar.
Ay sonunu yaşayan herkes bu sahneyi bilir: Excel’ler açılır, PDF’ler ekranlarda uçuşur, WhatsApp gruplarında “tutmuyor” mesajları yağar. Gece 11’de hala ofiste kalan muhasebeci ERP ekranına bakıp söylenir:
“Bu sistem de hiçbir işe yaramıyor!”
ERP aslında yanlış değildir, sadece tek başına yetmez. Ama faturanın, dekontun, stok sayısının tutmaması her zaman ERP’nin üzerine kalır.
Bu Makaleyi Neden Yazıyorum?
Ben bu satırları işte tam da bu yüzden yazıyorum. Çünkü yıllardır ERP’ye yatırım yapan şirketlerin hep aynı hayal kırıklığını yaşadığını gördüm: “ERP aldık, mutabakat bitecekti.” Olmadı. ERP mutabakatı bitirmedi, sadece sorunları daha görünür hale getirdi.
Gerçek hayatta mutabakat, ERP’nin ötesinde bir süreçtir. ERP kayıt sistemidir, mutabakat ise kayıtları barıştırma işidir. İş dünyasının en büyük yanılgısı da ikisini aynı şey sanmak.
2. ERP’de Kronikleşmiş Mutabakat Türleri
ERP kurulduktan sonra şirketin ilk büyük sınavı, “mutabakat” denen o görünmez savaş alanıdır. Çünkü sistem kayıtları tutar ama hayatın akışı kayıtlarla dalga geçer. Gel, en sık yaşanan mutabakat türlerine bakalım.
2.1 Banka Mutabakatı – Komisyonların Gizli Hayatı
ERP’de tahsilat kaydını yaparsın: “100.000 TL geldi.” Sonra banka ekstresine bakarsın: “99.800 TL.”
E hani 100.000 TL gelmişti? Meğer banka, hiç haber vermeden 200 TL masraf kesmiş. ERP’nin bundan haberi yoktur. Muhasebeci, “ERP yanlış gösteriyor” diye söylenir, finansçı bankayı arar, banka “efendim işlem masrafı” der.
Sonra klasik Türk şirketi sahnesi yaşanır: ERP ekranı bir yanda, banka PDF’i öbür yanda, ortada hesap makinesiyle uğraşan muhasebeci. Ve günün sonunda şu cümle:
“ERP’de bakiye tutmuyor.”
2.2 Cari Mutabakat – İki ERP’nin Asla Aynı Söylememesi
ERP’lerde en büyük kavgaların çıktığı yer: cari hesaplar. Senin ERP’de “1.000.000 TL alacağım var” yazar. Müşterinin ERP’sinde ise “950.000 TL borcumuz var” görünür.
Aradaki 50.000 TL nereye gitti?
Kimi fatura müşterinin sistemine hiç işlenmemiştir.
Bir ödeme senin ERP’de “avans” olarak kalmış, onların ERP’de “kapama” yapılmıştır.
İki taraf da haklıdır ama aynı anda haksızdır.
Sonra o meşhur mutabakat mailleri başlar: “Ek’te carimiz ektedir, rica ederim kontrol eder misiniz?” Geri dönüş gelir: “Bizde farklı görünüyor, sizin cariyi ekliyorum.” Sonra üçüncü mail: “İki Excel’i birleştirdim, farkları işaretledim.”
Ay sonu raporunda tek bir cümle kalır:
“Mutabakat farkı: 50.000 TL (nedenini bulamadık).”
2.3 Stok Mutabakatı – ERP’nin 100 Dediğine Deponun 98 Demesi
ERP’de stok raporu: “100 adet ürün var.” Depo sorumlusu: “98 tane saydık.” Müşteri: “Ben 97 teslim aldım.”
ERP der ki: “Ben kayıtları doğru girdim.” Depo der ki: “İki ürün kırık çıktı.” Müşteri der ki: “Bir ürün eksik gönderildi.”
Sonuç: ERP suçlanır. Çünkü kimse çıkıp deponun kırığını ya da müşterinin yanlış beyanını konuşmak istemez. ERP’ye güven sarsılır, insanlar “ERP’ye bakmayın, depodan sorun” diye birbirine pas atar.
2.4 Lojistik & Navlun Mutabakatı – Tarihlerin Dansı
ERP’ye taşıma maliyetini girersin: “1.000 TL.” Taşıyıcı fatura keser: “1.200 TL.” Sebep?
Köprü geçişi
Akaryakıt farkı
Ekstra bekleme süresi
ERP bunları bilmez. Çünkü ERP’nin baktığı tek şey: sözleşmedeki “1.000 TL.” Taşıyıcının baktığı tek şey: “benim gerçek masrafım.”
Ve ay sonunda şu sahne yaşanır: ERP “1.000 TL” diye bağırır. Taşıyıcı “1.200 TL” diye itiraz eder. Finans müdürü ortada kalır.
Sonuç: ERP değil, şirketin ilişkileri yıpranır.
2.5 Bonus: İnsan Faktörü Mutabakatı
ERP’de hiçbir sorun yoktur aslında. Ama bir çalışan yanlış tarih girer, bir başkası hatalı kod seçer. Sonra ERP hatalı gibi görünür. Bir müdür çıkar ve der ki:
“ERP’den rapor çekelim, doğru olanı buluruz.”
Ama unutulur: ERP sadece girilen yanlışı çok disiplinli şekilde kaydeder. Yani “çöp girersen, çöp çıkar.”
ERP’lerde kronikleşmiş mutabakat sorunları aslında sistemin kusuru değil, hayatın gerçeğidir. Banka, müşteri, depo, lojistik… herkesin kendi doğrusu vardır. ERP bu doğruları tek potada eritmez, sadece ayrı ayrı düzgünce kaydeder.
Ve işte tam da bu yüzden ay sonları, şirketlerde “mutabakat savaşı” diye bilinen Excel maratonlarına dönüşür.
3. ERP’lerin Tasarım Sınırlılıkları
ERP sistemlerinin en büyük yanılgısı şuradan doğar: ERP satıcıları ERP’yi “tek doğruluk kaynağı” olarak pazarlarken, iş dünyası onu “hayatın bütün problemlerini çözecek mucize kutu” sanır.
Gerçekte ERP’nin felsefesi çok basittir:
Görevim kayıt tutmaktır.
Kayıtları eşleştirmek, tartışmak veya yorumlamak beni ilgilendirmez.
ERP’yi doğru anlamak için onu bir günlük gibi düşün. Günlüğe ne yazarsan o kalır. Yanlış tarih yazarsan, yanlış tarih kalır. Eksik yazarsan, eksik görünür. Günlük sana dönüp de “ama aslında dün şunu da yapmıştın” demez. ERP de böyledir: Kayıtları saklar, ama dış dünyadan gelen kayıtlarla kavga edip barıştırmaya kalkmaz.
3.1 Tek Doğruluk Kaynağı Masalı
ERP’nin içinde herkes aynı dili konuşur. Fatura, stok, sipariş, ödeme… hepsi tek sistemde, aynı formatta, aynı kodlarla çalışır. Ama ERP’nin dışına çıktığın anda işler değişir.
Bankanın formatı farklıdır.
Tedarikçinin ERP’si farklıdır.
Lojistik firmasının raporu farklıdır. ERP’nin tek doğruluk kaynağı olduğu masalı burada biter. Çünkü gerçek hayatta herkesin kendi doğrusu vardır.
ERP “benim kaydım doğru” diye ısrar eder, banka “benim ekstrem doğru” der, müşteri “benim Excel’im doğru” der. Sonuç: üç doğru arasında bitmeyen kavga.
3.2 Veri Çeşitliliği Sorunu
ERP veriyi belli bir formata göre saklar. Ama dış dünyadan gelen veriler ERP’nin o “katı formatına” uymaz:
Banka açıklamasında “Fatura No: 123” yazacağına “Fatura:123-AB” yazar. ERP bunu tanımaz.
Lojistik firması navlun maliyetine “köprü geçişi” diye ek yapar. ERP’nin tablosunda böyle bir alan yoktur.
Müşteri ödeme yapar ama dekontta yanlış sipariş numarasını yazar. ERP buna “eşleşmedi” der.
Sonuç? ERP’nin sınırlı formatı ile hayatın esnek dili çarpışır ve mutabakat savaşları çıkar.
3.3 Toleranssız Yapı
ERP’nin en büyük eksiklerinden biri toleranssız olmasıdır.
Banka 100.001,50 TL gönderir. ERP 100.000 TL bekler. Sonuç: “eşleşmedi.”
Stok sayımı 99 çıkar, ERP’de 100 görünür. ERP’nin cevabı: “hata.”
Fatura tarihi 01.03, ödeme tarihi 28.02. ERP: “uyumsuz.”
Halbuki mutabakat dediğimiz şey tolerans ister. Yani “birkaç kuruşluk farkı görmezden gel” veya “tarihler birbirine yakınsa kabul et.” ERP bunu yapmaz. Çünkü ERP matematik gibi çalışır: doğru ya da yanlış. Ara yoktur.
3.4 İnsan Hatasını Sistemle Çözmeye Çalışmak
ERP’nin bir diğer sınırlılığı da şudur: İnsan hatası ERP’ye girildiğinde, ERP o hatayı ölümsüzleştirir.
Yanlış tarih girersen, ERP o tarihi kutsal metin gibi saklar.
Yanlış müşteriye fatura kesersen, ERP bunu çok disiplinli bir şekilde kaydeder. ERP’yi suçlarsın, ama aslında suç ERP’de değil, insan hatasının ERP tarafından beton gibi mühürlenmesindedir.
Yani “çöp girersen, çöp çıkar” (Garbage In, Garbage Out).
3.5 Sonuç: ERP Mutabakatı Neden Çözemez?
ERP’lerin tasarım sınırlılıklarını şöyle özetleyelim:
Tek doğruluk kaynağı olma iddiası dış dünyada çalışmaz.
Veri çeşitliliği ERP’nin katı formatına uymaz.
Toleranssız yapı hayatın ufak farklarını görmezden gelemez.
İnsan hatası ERP tarafından sonsuza dek korunur.
Bu yüzden ERP mutabakatı çözmez. ERP’nin görevi kayıtları düzgünce tutmak, ama onları eşleştirmek, yorumlamak ve barıştırmak ERP’nin DNA’sında yoktur.
Ve işte bu yüzden, yıllardır her ay sonunda aynı sahneyi yaşıyoruz: Excel maratonları, PDF karşılaştırmaları, gece yarısı hâlâ kapanmamış mutabakat dosyaları…
ERP burada suçlu değil. Ama mutabakat sorununu çözmesini beklemek, tornavidayla çorba içmeye çalışmak gibidir. Yanlış araç, yanlış beklenti.
4. Sahadan Gerçek Vaka Örnekleri
ERP’lerin mutabakat sorunlarını çözmediğinin en net kanıtı, sahada yaşanan gerçek hikayelerdir. Bu örnekler, “sistem yanlış yapıyor” diye başlayan cümlelerin aslında nasıl insanların, süreçlerin ve dış dünyadaki farklı doğruların bir sonucu olduğunu gösterir.
4.1 Ay Sonu Kabusu – Excel Maratonu
Bir şirket düşün. Ay sonu geldiğinde ERP raporları hazır. Finans müdürü gururla ekrana yansıtıyor: “Toplam alacak: 12 milyon.”
Aynı anda müşteri, kendi ERP’sinden gönderiyor: “Toplam borcumuz: 11,5 milyon.”
Fark: 500 bin.
ERP doğru söylüyor, müşteri de doğru söylüyor. Çünkü aradaki fark, müşterinin sistemine işlenmeyen 3 fatura. Sonra klasik sahne başlıyor: Excel dosyaları yan yana açılıyor, “bizim caride böyle, sizin caride şöyle” diye PDF’ler havada uçuşuyor.
Gece 10.30’da hala mutabakat yapılmamış. CFO koridordan bağırıyor:
“Yarın yönetim kurulu var, bu farkı bulun!”
O gece, ERP hain, Excel ise kahraman ilan edilir.
4.2 Banka Ekstresindeki Kaybolan 1,75 TL
Bir finans departmanında, banka mutabakatı yapılırken ERP kaydı ile banka ekstresi arasında 1,75 TL fark çıkmıştı. Koca şirkette herkes işi gücü bırakıp o 1,75 TL’yi aramaya başladı.
Sebep ne çıktı biliyor musun? Bankanın kestiği “posta masrafı.” ERP’nin böyle bir alanı yoktu.
Sonra ERP’yi suçladılar:
“Bu ERP hiçbir zaman banka ile tutmuyor!”
Halbuki ERP suçlu değildi. ERP sadece bankanın gizli küçük kesintilerini kaydedemiyordu.
4.3 Depoda Eksilen 2 Vida
ERP stok raporunda: “10.000 vida var.” Depo sayımında: “9.998 vida çıktı.”
ERP suçlandı: “Yanlış sayıyor!” Oysa gerçek çok basitti: iki vida montajda kullanılmış, kimse ERP’ye girmemiş.
ERP kaydı doğruydu, depo da doğruydu, müşteri de haklıydı. Ama tutarsızlık, ERP’nin tek başına mutabakat yapamayacağının canlı örneği oldu.
4.4 Lojistik Faturası ile ERP’nin Asla Tutuşmayan Dansı
ERP’ye taşıma maliyeti “5.000 TL” olarak girilmişti. Taşıyıcı fatura gönderdi: “5.750 TL.”
ERP: “Bu doğru değil.” Taşıyıcı: “Bekleme süresi, otoyol geçişleri ve köprü ücretini ekledim.”
ERP’nin tablosunda bu ek maliyetlerin hiçbirini girecek alan yoktu. Sonuç: her ay aynı kavga.
ERP’ye bakarsan taşıyıcı fazla yazmış gibi görünüyordu. Taşıyıcıya bakarsan ERP eksik hesaplıyordu. Herkes haklıydı ama kimse mutabık değildi.
4.5 Klasik: İnsan Hatası ERP’yi Suçlu Yapar
Bir şirkette satış ekibi yanlış müşteriye fatura kesmiş. ERP de o faturayı gayet disiplinli bir şekilde kaydetmiş. Bir ay sonra mutabakat yapılırken, müşteri “bizim caride böyle bir fatura yok” dedi.
ERP suçlandı:
“ERP yanlış kaydetmiş.”
Hayır sevgili dostum, ERP yanlış kaydetmedi. ERP sadece insanın yanlışını ölümsüzleştirdi.
Gördüğün gibi, ERP’nin kendisi yanlış değil. Ama ERP’nin doğası gereği dış dünyadaki verilerle esnek şekilde uyum sağlama yeteneği yok. Bu yüzden:
Ay sonları Excel maratonuna dönüşür.
Bankaların küçük masrafları kriz çıkarır.
Depoda kaybolan 2 vida bile ERP’ye fatura edilir.
Lojistik faturaları ERP’nin tablolarına sığmaz.
İnsan hataları ERP’ye yüklenir.
Ve işte bu yüzden şirketlerde “ERP mutabakat sorunları bitmez” denir.
5. Neden Bitmeyen Bir Sorun?
ERP’lerin mutabakat meselesini çözememesinin ardında tek bir sebep yok. Biraz veri yapısından, biraz iş dünyasının karmaşasından, biraz da insandan kaynaklanıyor. Yani bu iş aslında teknik olduğu kadar kültürel ve operasyonel bir çıkmaz.
5.1 Veri Farklılıkları: Herkes Kendi Dilinde Konuşuyor
ERP der ki: “Benim alacağım 100 TL.” Müşteri der ki: “Benim borcum 97 TL.” Banka der ki: “Benim kayıtlarımda 98 TL geçti.”
Hepsi haklıdır, çünkü her biri kendi sistemine göre doğrudur. Ama mutabakat dediğimiz şey, farklı doğruları tek bir gerçek haline getirmek işidir. İşte tam da burada ERP’nin eli kolu bağlanır. Çünkü ERP yalnızca kendi iç dünyasında tutarlı olabilir.
5.2 İnsan Hataları: ERP’nin Sonsuza Dek Sakladığı Yanlışlar
ERP çok disiplinli bir kütüphane gibidir. Hangi kitabı yanlış rafta bırakırsan, o kitap orada sonsuza dek durur.
Yanlış tarih girersen, yanlış tarih kalır.
Yanlış müşteriye fatura kesersen, o kayıt orada ölümsüzleşir. ERP hatayı düzeltmez, hatayı betona döker.
Sonra da ERP suçlanır:
“ERP yanlış gösteriyor.”
Halbuki ERP yanlış göstermiyor, senin yanlışını gayet dürüst bir şekilde sergiliyor.
5.3 Operasyonel Karmaşa: Tarihler ve Kurallar Hiçbir Zaman Tutmaz
ERP fatura tarihine bakar. Lojistikçi yükleme tarihine bakar. Finans müdürü ödeme tarihine bakar.
Üç farklı tarih, üç farklı kayıt. Hepsi doğru, ama hiçbiri birbiriyle uyuşmaz.
Sonra toplantıda klasik sahne yaşanır:
ERP ekranında 01.03 görünüyor.
Lojistik firması raporunda 28.02 yazıyor.
CFO’nun masasındaki dekontta 02.03.
Ve herkes birbirine bakar: “Hangisi doğru?”
İşte bu yüzden mutabakat sorunu asla bitmez. Çünkü sistemler farklı tarihlerle, farklı kurallarla çalışır.
5.4 Toleranssız Sistemler: Hayatın Küçük Farklarını Görmezden Gelememek
ERP matematik gibidir: 2 + 2 = 4. Ama hayat öyle çalışmaz: bazen 3,9 da kabul edilir, 4,1 de.
ERP ise bu toleransı bilmez.
Banka 100.001,50 TL gönderir. ERP 100.000 bekler → “uyumsuz.”
Stok sayımında 99 çıkar, ERP’de 100 vardır → “fark var.”
Kuruş farkı, tarih farkı, yuvarlama farkı… ERP için hepsi “hata”dır.
Mutabakat ise tolerans işidir. Ufak farkları görmezden gelebilmek gerekir. ERP bu esnekliğe sahip olmadığı için her küçük farkı “kriz” haline getirir.
5.5 Psikolojik Faktör: ERP’den Beklenen Mucize
ERP projeleri milyonlarca lira yatırımla hayata geçirilir. Yönetim, doğal olarak “artık hiçbir sorun kalmayacak” beklentisiyle yola çıkar. Ama ay sonunda fark yine çıkar. İşte o an ERP’ye olan güven sarsılır.
ERP yanlış değildir, ama beklenti yanlıştır. ERP’den mucize beklenmiştir. ERP’nin görevi kayıt tutmak, mucize yaratmak değil.
Kronikleşmiş, Bitmeyen Bir Sorun
Mutabakat meselesi işte bu yüzden bitmeyen bir sorundur.
Veri farklılıkları → herkes kendi doğrusunu konuşur.
İnsan hataları → ERP bunları ölümsüzleştirir.
Operasyonel karmaşa → tarihler ve kurallar çarpışır.
Toleranssız sistem → ufak farkları krize dönüştürür.
Beklenti → ERP’den mucize beklenir.
ERP, mutabakatı çözemez çünkü mutabakat ERP’nin DNA’sında yoktur. ERP kaydı tutar, mutabakat ise barıştırır. İkisi birbirinden farklıdır.
6. Mutabakat Motoru: ERP’nin Eksik Halkası
ERP sistemleri kayıt tutar ama kayıtları birbirine barıştırmaz. Bu yüzden iş dünyasında “ara yazılım”, “Excel köprüleri” ya da “manuel kontroller” devreye girer. Oysa modern yaklaşımda bunun için özel bir katman gerekir: Mutabakat Motoru.
Bunu şöyle düşün: ERP, fabrikanın içini düzenleyen güçlü bir makine. Ama dışarıdan gelen parçalar farklı ölçülerde, farklı formatlarda geliyor. ERP onları tek başına uyumlandıramaz. İşte Mutabakat Motoru tam bu noktada devreye girer; parçaları aynı ölçüye sokar, birbirine uydurur ve ERP’nin anlayacağı hale getirir.
6.1 Mutabakat Motoru Ne İşe Yarar?
Köprü Kurar: ERP ile banka, lojistik, müşteri ve tedarikçi sistemleri arasında “çevirmen” rolünü oynar.
Normalize Eder: Farklı sistemlerden gelen verileri tek bir standart formata dönüştürür.
Eşleştirir: Faturalar, dekontlar, stok raporları ve taşıma maliyetleri arasındaki farkları otomatik eşleştirir.
Tolerans Yönetir: Ufak farkları (kuruş, tarih kayması, format farklılığı) kurallara göre tolere eder.
Farkları Gösterir: Anlaşmazlıkları raporlar ve “şu 5 kayıt tutmuyor” diye masaya koyar.
ERP’nin tek başına yapamadığı iş, Mutabakat Motoru tarafından “sistematik” hale getirilir.
6.2 Neden Ayrı Bir Katman Olmalı?
ERP’nin iç yapısına müdahale ederek mutabakatı çözmeye çalışmak, arabaya klima takmak için motoru sökmeye benzer: hem pahalı, hem riskli, hem de sürdürülemez.
Mutabakat Motoru ise ERP’nin üstünde bağımsız bir katman olarak çalışır:
Birden fazla ERP ile aynı anda konuşabilir.
Banka verisini de, lojistik verisini de, müşterinin Excel’ini de okuyabilir.
ERP’nin “tek doğruluk kaynağı benim” iddiasını bozmadan, dış dünyadaki farklı doğruları bir araya getirir.
Ve en önemlisi: bağımsız olduğu için tarafsızdır. Yani sadece “bizim ERP böyle diyor” değil, “herkesin kaydı bu, fark şurada” diyebilir.
6.3 Nasıl Çalışır?
Bir Mutabakat Motoru tipik olarak şu adımları izler:
Veri Toplama – ERP’den, bankadan, lojistikten, tedarikçiden, müşteriden veriler çekilir.
Standardizasyon – Farklı formatlardaki veriler aynı dile çevrilir.
Kurallı Eşleştirme – “Tarih ±2 gün tolerans”, “tutar ±5 TL fark” gibi kurallar tanımlanır.
Otomatik Barıştırma – Eşleşen kayıtlar otomatik kapatılır, sadece sorunlu kayıtlar ekrana düşer.
Raporlama – Yönetime anlaşmazlıkların net listesi verilir.
Bu sayede insanlar artık binlerce kaydı Excel’de tek tek kıyaslamak yerine, Mutabakat Motoru’nun hazırladığı 50 satırlık “problem listesi” üzerinden ilerler.
6.4 Kimler İçin Hayati?
Finans Departmanları: Banka ve cari mutabakatlarında günlerce süren iş yükü azalır.
Lojistik & Operasyon: Taşıyıcılarla her ay yaşanan “fatura farkı” kavgası şeffaflaşır.
Depo & Stok Yönetimi: ERP raporu ile fiziki sayım arasındaki fark daha hızlı görünür.
Yönetim: Ay sonunda “neden tutmuyor?” sorusuna net cevap alır.
Kısacası, Mutabakat Motoru sadece finansçıların değil, şirketin tüm birimlerinin hayatını kolaylaştırır.
6.5 Stratejik Önemi
ERP’ler, şirketin iç dünyasını düzenler. Mutabakat Motoru ise şirketin dış dünyayla olan ilişkilerini barıştırır.
Bu ayrım çok kritik. Çünkü bugünün iş hayatında sadece içeriyi düzenlemek yetmiyor. Tedarik zinciri, lojistik, müşteri, banka… herkesle “aynı dili” konuşmak zorundasın. Mutabakat Motoru bunu sağlar.
Ve işte bu noktada, şunu net söylemek lazım: ERP’siz şirket olmaz, ama Mutabakat Motoru’suz dijital dönüşüm de olmaz.
Mutabakat Motoru, ERP’nin eksik halkasıdır. ERP’nin tutamadığı sözü, Mutabakat Motoru yerine getirir. ERP “kayıt düzenleyicisidir”, Mutabakat Motoru “ilişki düzenleyicisidir.”
Bu makalenin buraya kadar olan kısmında anlattığım tüm sorunların ortak çözümü budur. Ve ben bu satırları yazıyorum çünkü yıllardır şirketlerde aynı hayal kırıklığını gördüm: “ERP aldık, mutabakat bitecekti.” Bitmedi. Ama Mutabakat Motoru ile bitebilir.
7. Yanlış Anlayışlar ve Gerçekler
ERP ve mutabakat denince iş dünyasında kulaktan kulağa yayılan bazı efsaneler vardır. Kulağa mantıklı gelir ama pratikte doğru değildir. Gel, bunları tek tek ele alalım.
7.1 “ERP Alınca Mutabakat Sorunları Biter”
Yanlış. ERP almak, mutabakat sorunlarını bitirmez. ERP sadece kendi içindeki kayıtları düzenler. Dış dünya ile gelen farkları çözemez.
Gerçek: ERP mutabakat sorunlarını sadece daha görünür hale getirir. Yani “farklar artık Excel’de değil, sistem ekranında karşına çıkar.” Sorunun özü kaybolmaz, sadece şekil değiştirir.
7.2 “Excel ile Çözeriz”
Yanlış. Evet, kısa vadede Excel ile farkları bulabilirsin. Ama uzun vadede Excel, mutabakat farklarının mezarlığına dönüşür. Versiyon karmaşası, kaybolan dosyalar, manuel hatalar… Hepsi işleri daha da karmaşık hale getirir.
Gerçek: Excel geçici çözümdür, kalıcı çözüm değildir. Kurallı, otomatik ve izlenebilir bir yapıya ihtiyaç vardır. İşte bu da Mutabakat Motoru gibi sistemlerle mümkün olur.
7.3 “Mutabakat Sadece Finansın İşidir”
Yanlış. Mutabakat çoğu zaman finans departmanının sırtına yüklenir. Oysa sorun sadece finansla sınırlı değildir.
Stok mutabakatı → depo
Lojistik mutabakatı → operasyon
Cari mutabakat → satış & müşteri ilişkileri Yani mutabakat aslında tüm şirketin ortak problemidir.
Gerçek: Mutabakat, şirketin çapraz süreçlerini ilgilendirir. Finans yalnızca buzdağının görünen kısmıdır.
7.4 “ERP Yanlış Yapıyor”
Yanlış. ERP yanlış yapmaz. ERP’ye ne girildiyse onu saklar. Yanlış veri girişi, eksik kayıt ya da hatalı süreç ERP’nin değil, kullanıcıların problemidir.
Gerçek: ERP sadece aynadır. Senin hatanı şeffaf bir şekilde yansıtır. Mutabakat krizlerinde ERP’yi suçlamak, teraziyi suçlamak gibidir. Terazi doğru tartar ama koyduğun şey yanlışsa sonuç da yanlıştır.
7.5 “Ufak Farklar Önemsizdir”
Yanlış. “Bir kuruş eksik olsa ne olur?” ya da “iki gün fark varsa büyütmeyelim” denir. Ama bu ufak farklar birleştiğinde ay sonunda devasa tutarsızlıklara yol açar.
Gerçek: Mutabakat, küçük farkları görmezden gelmek değil, küçük farkları zamanında yakalayarak büyümesini engellemektir.
7.6 “Bizim ERP Çok İyi, Mutabakat Sorunları Olmaz”
Yanlış. Dünyanın en gelişmiş ERP’sini de kursan, dış dünya (banka, müşteri, lojistik, tedarikçi) senin ERP’nin dilini konuşmadıkça sorun yine çıkar.
Gerçek: Mutabakat sorunları ERP’nin kalitesiyle değil, farklı sistemlerin birbirini anlamasıyla ilgilidir. SAP de olsa, Oracle da olsa, Logo da olsa mutabakat ihtiyacı bitmez.
7.7 “Mutabakat Tek Seferlik Bir İş”
Yanlış. Birçok yönetici mutabakatı “ay sonu yapılan bir angarya” gibi görür. Oysa mutabakat bir defalık değil, sürekli bir süreçtir.
Gerçek: Mutabakat sürekli yönetilmesi gereken bir iş akışıdır. Otomatik ve düzenli yapıldığında, ay sonunda büyük krizler yaşanmaz.
ERP ve mutabakat konusundaki yanlış inanışlar yüzünden şirketler yıllardır aynı hataları tekrar ediyor: ERP’den mucize bekliyor, Excel’e güveniyor, finansı yalnız bırakıyor.
Oysa gerçeği kabul etmek lazım: ERP kayıt sistemidir, mutabakat ilişki yönetimidir. Ve bu ikisini ayırmadan “dijital dönüşüm tamamlandı” diyemeyiz.
8. Sonuç – Daha Akıllı Kavga Etmek
ERP’lerin mutabakat sorunlarını çözeceğine inanmak, biraz da ütü alıp “bunu aldım, artık gömleklerim hiç kirlenmeyecek” demek gibidir. ERP kayıtları düzenler, ama dış dünyadaki karmaşayı çözmez. Bu yüzden her ay sonunda aynı sahne tekrarlanır: Excel maratonları, PDF karşılaştırmaları, WhatsApp gruplarında “tutmuyor” tartışmaları ve gece yarısı hala kapanmamış raporlar.
Buradaki ironiyi görmek lazım: ERP’ler aslında çok iyi iş çıkarıyor. Her kaydı düzenli, disiplinli ve şeffaf şekilde saklıyor. Ama iş mutabakata gelince, ERP sessizce köşeye çekiliyor. Çünkü o kavga ERP’nin görevi değil.
Daha Akıllı Kavga Etmenin Yolu
Mutabakat hiçbir zaman tamamen bitmeyecek. Çünkü hayat ERP’nin sınırlarının dışında akıyor:
Bankalar kendi dilinde konuşacak.
Tedarikçiler kendi ERP’sini kullanacak.
Müşteriler kendi Excel’ini yollayacak.
Lojistikçiler kendi faturalarını kesecek.
Yani mutabakat her zaman olacak. Ama mesele şu: kavga etmek kaçınılmazsa, bari daha akıllı kavga edelim.
Akıllı kavganın yolu da belli:
ERP’yi kayıt için kullan.
Mutabakat Motoru’nu barıştırma için kullan.
Excel yerine otomasyonu tercih et.
İnsan hatasını yakalayıp düzelt, ERP’ye “suçlu” muamelesi yapma.
Dijital Dönüşümün Görünmeyen Çıkmazı
Bugün birçok şirket dijital dönüşüm deyince ERP kurmayı yeterli görüyor. Ama gerçek dijital dönüşüm, ERP’nin ötesini düşünmekle başlar. Mutabakat, bu ötesinin en kritik parçasıdır.
ERP olmadan şirket çalışmaz. Ama Mutabakat Motoru olmadan da ERP’nin gücü tam anlamıyla sahaya yansımaz. Çünkü mutabakat iş dünyasının kan dolaşımıdır. Kan dolaşımını düzgün yönetemezsen, ERP ne kadar güçlü olursa olsun vücut sağlıklı çalışmaz.
Bu yazıyı işte tam da bu yüzden yazdım. Çünkü yıllardır aynı döngüyü görüyorum: ERP’ye yatırım yapılır, umutlar büyür, ay sonu krizleri devam eder. Sonra herkes “bu ERP de hiçbir işe yaramıyor” der. Oysa sorun ERP’de değil, mutabakatı bağımsız bir katman olarak düşünmemekte.
Sonuç basit: Mutabakat bitmeyecek. Ama biz bu kavgalardan ders alıp, onları daha akıllı, daha şeffaf ve daha sistematik hale getirebiliriz.
ERP kaydı tutar. Mutabakat Motoru barıştırır. Ve dijital dönüşüm, ikisinin el ele verdiği yerde gerçekten anlam kazanır.
Yorumlar
Yorum Gönder