Teknolojik Altyapıdan Ne Anlıyoruz?

Şirketinizde teknoloji ve bilişim altyapısı ne kadar başarılı? Bu cevaplanması çok zor ama bir o kadar da kritik bir soru. Bu sorunun cevabı hem bilişim teknolojisi (IT) yönetimi biriminin başarısını ölçmek için hem de iş birimlerinin beklentilerini daha iyi anlamak ve karşılamak açısından önemli. Bu zor ve önemli konuyu daha iyi değerlendirebilmek için başarı kriterlerini kısaca inceleyelim.

İş Stratejilerine Uyum

IT'nin en önemli görevi kurumun vizyon ve misyonunu gerçekleştirmek için gerekli teknoloji stratejisini hazırlamak ve uygulamaya koymaktır. Bilgi teknolojisi stratejisi kurumun hedefleri ile uyumlu olmalıdır. Bunu sağlamak için IT'nin, iş hedeflerini de içeren büyük resme hakim olması, bir taraftan kendi verimliliğini arttıracak çalışmaları yaparken iş hedeflerini de unutmaması gerek. Bunu kontrol etmenin en kolay yolu, teknoloji iş planlarını iş isteği ya da teknolojik proje olarak kategorize etmek. Projelerin dağılımı, IT'nin enerjisini hangi yöne harcadığını görmek için önemli ipucu verir.

Yeni Teknoloji Kullanmak

Pek çok kurum için en yeni teknolojileri kullanıyor olmak bir başarıdır. Böyle düşünen kurumlarda yenilikler günü gününe takip edilir, en son teknoloji sunucular kullanır, bunları üzerinde çalışan yazılımlar yenisi çıktıkça hemen güncellenir. İlk olmak, teknolojinin gelişimiyle gelen fırsatları da ilk kullanma olanağı sağladığı için önemlidir. Ancak bu çok kolay değildir; yeniliklerin yaygın kabul görmesi zaman alır ve ilk aşamada, beraberinde yeni problemler de getirir. Bu problemlerin çözülmesi, kullanım pratiklerinin gelişmesi ancak zaman geçip kullanıcı sayısı arttıkça olur. En önemlisi de şu ki, her teknolojik yenilik bu adımlardan geçerek kalıcı olmayı başaramaz. Bunca zorluğa rağmen IT birimi teknolojiyi yakından takip ederek kurum için kullanma olanağı sağlayabiliyorsa bunu başarı kabul etmek gerekir.

Müşteri Memnuniyeti

Teknoloji biriminin başarısını ölçmek için yaygın kullanılan bir bakış açısı da müşteri memnuniyetini ölçmektir. Burada müşteriyle kastedilen hem kurumun diğer birimleri ve çalışanları, hem de gerçek müşteri olabilir. Kurumların en temel amacı para kazanmak ise, dış müşterilerin memnun edilmesi hayati önem taşır. Teknoloji kullanımı yaygınlaştıkça bir taraftan alıcılara erişmek için yeni kanallar açılıyor, diğer taraftan da müşteri beklentileri değişip artıyor. Artık müşteriler çalıştıkları kuruma her an her ortamda hızla erişebilmek ve iletişim kurabilmek istiyor. Üstelik tüm bu hizmetleri bir taraftan kullanışlı bir arayüzle hızlı bir şekilde sunmak, bir taraftan da devamlı olarak kendini yenilemek gerekiyor. Müşteri teknolojiye eskisinden çok daha fazla önem verirken bunu teknik bir araç olarak görmekten çok, bir kullanım tecrübesi olarak ele alıyor.

Daha Az Sorun

İç müşterilerse teknoloji kullanımına değişik bakış açıları ile bakıyorlar. Bunlardan ilki problem odaklı bakış açısı. Teknoloji biriminden sorunsuz çalışması ve varolan sorunları hızla çözmesi bekleniyor. Memnuniyet, bu sorunların sıklığına ve ne kadar hızlı çözüldüğüne bakarak şekilleniyor. Problem yönetim sürecinin kurulması ve iyi bir teknik destek altyapısı, bu bakış açısına sahip müşterileri memnun etmek için en önemli adımlar. Ayrıca sorun sayısını azaltmak için gerekli önlemlerin hem teknolojik hem de süreç olarak alınması gerekli. Altyapının olabildiğince yedekli olması, yapılan değişikliklerin kontrollü yapılması, oluşan sorunların analiz edilip temel kaynakların tespiti ve düzeltilmesi gibi çalışmaların düzenli olarak yapılması gerekiyor. Tüm bunları etkin olarak yapabilmek ancak kurumun bilgi teknolojileri yönetimi süreçlerinin doğru tanımlanmış ve etkin olarak işletiyor olmasıyla mümkün.

Standartlara Uygun Süreçler

Günümüzde IT süreçlerinin standartlaşmasına yönelik pek çok çalışma var. Bunların en yaygın kabul göreni COBIT (Bilgi ve İlgili Teknolojiler İçin Kontrol Hedefleri) ve ITIL (Bilişim Teknolojileri Altyapı Kütüphaneleri) ISO 27001 (Bilgi Güvenliği Standartları) ülkemizde de kullanılıyor. Bir kurumun ISO 27001, ITIL ve COBIT süreçlerine uyum miktarı olgunluk seviyesi ile belirleniyor. Olgunluk seviyesinin yükselmesi, kurumun şu adımları atmasına bağlı: IT süreçlerini kişisel olmaktan çıkarıp standartlaştırmak, bu süreçleri yazılı hale getirmek, tüm faaliyetlerin bu süreçlere uygun yürütülmesini sağlamak ve son olarak, süreçleri mümkün olduğunca otomatize, kaliteli ve etkin hale getirmek.

İşi Kolaylaştırmak ve Problemleri Çözmek

Kurumun iç müşterilerinin IT’den en büyük beklentileri arasında iş problemlerini çözmesi ve işlerin daha kolay yapması için katkı sağlaması yer alıyor. Çoğu zaman IT birimleri teknolojiye çok fazla odaklanarak iş birimlerinin günlük hayatlarında nasıl sorunlarla boğuştuklarına bakmayı unutuyor. Oysa bu sorunların bir kısmı bilgi teknolojileri kullanılarak çözülebilir ya da daha kolaylaşmaları sağlanabilir. IT birimlerinin düzenli olarak diğer iş birimleriyle toplantı yapması ve onlara problemlerini sorması önemli bir başlangıç olabilir. Ancak günlük problemlere çok fazla odaklanarak stratejik adımları unutmamak gerek.

Ürün Geliştirme Hızı

Pek çok kurum için bilgi teknolojilerinin yeri destek sağlayan olmaktan çıkıp ürün geliştirici konumuna geldi. Bu durumda IT'nin ürün geliştirme hızı ve kalitesi kurum için hayati önem taşıyor. Kurumun talepleriyle IT'nin kapasitesi arasındaki farkları gidermek için, taleplerin önceliklendirilmesi ve sıraya sokulması gerekiyor. Kısaca istek yönetimi diye adlandıracağımız bu sürecin doğru işletilmesi hem pahalı IT kaynaklarının doğru yönlendirilmesini, hem de karşılıklı beklentilerin doğru anlaşılmasını sağlıyor. Bir taraftan IT'nin ürün geliştirme hızına bakarken, diğer taraftan da geliştirilen ürünün, iş tarafının isteklerine ne kadar uyumlu olduğunu ve kalitesini de değerlendirmek lazım. Burada kullanılabilecek önemli kalite göstergelerinden biri, çıkan üründe daha sonra yapılan değişiklik sayısı. Zira ürün ilk seferinde istenen şekilde yapılmadığında, sonrasında çok fazla değişiklik isteği gelecektir. Bir diğer kalite göstergesi de ürün kullanılırken oluşan teknik problemlerin sayısı olabilir.

IT biriminin ne olursa olsun kendine gelen her isteği en kısa zamanda, hatasız ve tam olarak yerine getirmesi beklemek haksızlık olur. Ancak özellikle istek yönetimi sürecinin iki taraflı ve şeffaf olarak işletilmesi, yıllık planların üst yönetim onayında geçirilmesi ileride oluşacak anlaşmazlıkların önüne geçmeye yardımcı olacaktır.

Daha Az Maliyet

IT teknolojileri için etkin bir altyapı kurmak ve işletmek oldukça maliyetli. Özellikle teknoloji hızı arttıkça yapılan harcamaların kullanım süreleri oldukça kısaldı, neredeyse sarf haline geldi. Diğer taraftan, bütün kurumlar maliyetlerini kontrol altına almaya ye mümkün olduğunca kısıtlamaya çalışıyor. IT maliyetlerinin miktarının, toplam bütçe içindeki oranı ve rakip kurum bütçeleriyle karşılaştırılması, başarı değerlendirmesinde önemli bir yer tutuyor. Uluslararası kabul görmüş bir başarı kriteri de operasyon ve yatırım IT bütçelerinin (opex/capex) oranı. Yapılan harcamaların mümkün mertebe yeni proje ve ürünler için yapılması, operasyonun minimum harcamayla gerçekleştirilmesi birer verimlilik göstergesi olsa da, IT yöneticilerinin verilen hizmet ya da ürün geliştirme kapasitesini etkileyecek kadar fazla maliyete odaklanmaları da sakıncalı. Şeffaf ve doğru geliştirilmiş IT maliyet yönetimi altyapısı oluşturulduğu takdirde, harcamalar hem üst yönetim hem de diğer iş birimleri tarafından daha şeffaf olarak anlaşılıyor. Bu, yapılan IT yatırımların işe olan katkılarının da ölçülmesine olanak sağlıyor.

Bilgi Sağlamak

IT'nin amaçlarından birinin de tasarruf sağlamak olduğunu unutmamak gerek. İlk olarak, daha fazla otomasyon sağlamak akla gelse de, günümüzde en önemli tasarrufu bilgiyi kullanmaktan geçiyor. Bilgi, yönetimin daha hızlı ve doğru kararlar almasını sağlayacağı için çok büyük önem arz ediyor. Son dönemde, özellikle sosyal medyanın gelişimiyle birlikte veri kaynakları çok arttı ve bunları karar mekanizmaları içinde kullanmak daha da zorlaştı. Bu kadar fazla verinin işlenebilmesi için, pek çok kurum ortaya çıkan büyük veri kavramı üzerine çalışıyor. Bu açıdan bakıldığında, veri sağlamak ve bilgi kalitesi de çok önemli bir başarı kriteri.

Yaratıcılık

Bilgi teknolojileri ile yaratıcılık arasında önemli bir etkileşim var. Etkin teknoloji kullanımı, yaratıcı düşünce için gereken altyapıya katkı sağladığı gibi, IT birimleri de günlük hayatlarının her anında yaratıcı olmak zorunda. Bulut gibi kavramlar teknoloji altyapısını her geçen gün standartlaştırıyor. Kurumlar için iyi bir iletişim ağı ve veri merkezi kurmak fark yaratmamak anlamına geliyor. Ama asıl fark, teknolojiyi yenilikçi ve yaratıcı olarak kullanmaktan geçiyor. Bu konuda yakalanacak başarılar, IT’yi kurum içinde operasyon yapan bir birim olmaktan çıkarıp stratejik birim haline getirecektir.

İşiniz  ve  IT Arasında  Uçurum

Çoğu şirkette, IT grupları ve bu grupların rolünü çok önemli görmeyen ekipler arasında bir boşluk var. Oysa işletmeler, IT gruplarının sağladığı bilginin her bir baytını değerlendirerek daha başarılı olabilir.

·         IT’ye şans verin. Bir şirket sistemlerini değiştirdiğinde, değişiklikleri zorla kabul ettirdiği gerekçesiyle suçlanan genellikle IT olur. Ya da asıl sorun, depolanmış departmanların iletişim sorunuyken, iş ambarları “sistemlerin konuşmadığından” şikayet eder. Bilişimi suçlamak kolaydır, fakat sorunlar her zaman bu kadar basit olmaz.

·         İş ekipleri şunu sormalı: “Rekabeti sürdürmede IT’den nasıl yararlanabiliriz?” Teknolojiye yapılan önemli yatırımlar, organizasyonel kapasite oluşturmaya yöneliktir. Muhtemelen beş yıl içerisinde modası geçmiş olacağından, bilişim teknolojisinin çok küçük bir kısmı stratejik olarak kabul edilir. Fakat asıl stratejik olarak görülmesi gereken hedef, yeni teknolojilere ayak uydurma yeteneği geliştirmektir.